Sie sind ständig überarbeitet und im Dauerstress? Sie haben das Gefühl, dass einfach kein anderer Ihre Aufgaben so gut, so schnell oder so effizient ausführen kann wie Sie?
Gehen Ihnen folgende Aussagen häufiger durch den Kopf:
„Keiner außer mir weiß wie das geht“
„Bevor ich das erklärt habe, mache ich es lieber selbst.“
Vielen Führungskräften fällt es heutzutage schwer, sich von bislang gewohnten Tätigkeiten zu lösen und diese an Ihre Mitarbeiter abzugeben.
Doch woran liegt das? Weil Mitarbeiter Fehler machen könnten? Weil befürchtet wird, dass die Ziele ungenügend erreicht werden? Oder weil Kontrollverlustängste und Sicherheitsbedürfnis dagegen sprechen?
"Wer ein Orchester leiten will, muss andere spielen lassen."
Delegation ist ein wichtiges Werkzeug der erfolgreichen Führungskraft. Denn Führen heißt auch, Tätigkeiten auf andere zu übertragen und die erfolgreiche Umsetzung zu begleiten und zu kontrollieren.
Überlegen Sie doch mal, wie viele gute Gründe es dafür gibt, Aufgaben zu delegieren:
- Sie haben mehr Zeit für das Wesentliche.
- Durch die erfolgreiche Abgabe von Aufgaben werden die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen zielgerichtet aktiviert.
- Die Mitarbeiter zeigen durch ihre erhöhte Aufgabenvielfalt mehr Leistung und Engagement.
- Das in sie gesetzte Vertrauen erzielt zudem eine höhere Motivation.
- Sie fördern Ihre Mitarbeiter und helfen ihnen, ihre Kompetenz zu erweitern.
- Sie mindern das Risiko für den Fall, dass Sie plötzlich durch unvorhergesehene Ereignisse ausfallen.
Es gibt mehr Aufgaben, die delegiert werden können, als Sie womöglich vermuten: Routineaufgaben, Spezialistentätigkeiten, Detailfragen und vorbereitende Arbeiten für Entscheidungen sind Aufgaben, die sich gut an Mitarbeiter delegieren lassen. Nicht übergeben werden sollten hingegen vertrauliche oder sicherheitsrelevante Angelegenheiten, außergewöhnliche und bedeutungsvolle Fälle und natürlich alle Führungsaufgaben. Dabei darf delegieren nicht verwechselt werden mit dem Abschieben von ungeliebten Tätigkeiten.
Drei Erfolgsfaktoren für eine effektive Delegation
Damit Delegation auch funktioniert, ist es notwendig, dass Sie die drei Erfolgsfaktoren Vertrauen, Transparenz und Feedback beherzigen:
Vertrauen
Wenn Sie eine Aufgabe weitergeben, heißt das auch, dass Sie Verantwortung und ein Stück Kontrolle an eine andere Person abgeben. Sie sollten also Vertrauen darin haben, dass diese Person die Aufgabe auf ihre eigene Art und Weise zufriedenstellend lösen wird. Wenn Sie ständig Kleinigkeiten kontrollieren und „auf Ihre Art“ korrigieren, senkt das die Motivation und das Selbstvertrauen Ihrer Mitarbeiter.
Transparenz
Dem Mitarbeiter, dem Sie eine Aufgabe delegiert haben, sollten Sie
- eine deutliche Aufgabenbeschreibung,
- eine klare Zielformulierung,
- alle notwendigen Informationen zum Erledigen der Aufgabe sowie
- den Sinn und Zweck der Aufgabe
kommunizieren. Nur so kann er zielgerichtet arbeiten.
Feedback
Delegation beinhaltet nicht nur, eine Aufgabe zu übergeben und endet nicht damit, dass sie erledigt ist. Wichtig ist auch, bei komplexeren Aufgaben festgelegte Zwischenziele sowie das Ergebnis zu kontrollieren und entsprechend Feedback zu geben:
- Was lief gut?
- Wie zufrieden sind Sie mit dem Ergebnis?
- Was sollte (beim nächsten Mal) wie anders laufen?
Nutzen Sie auch unsere „Checkliste: Wie delegiere ich richtig?“, damit Sie und Ihre Mitarbeiter von den Vorteilen des effektiven Delegierens profitieren können.